Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Swēl, éditeur de la plateforme Artisyo, est responsable du traitement de vos données personnelles au sens du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

• Dénomination : Swēl, société par actions simplifiée au capital de 3 000 €
• RCS : Montpellier 104 600 374
• Siège social : 178 Chemin de Lunel, 34400 Villetelle, France
• Email : artisyo-support@agence-swel.fr

2. Données collectées

Nous collectons les données suivantes :

• Données d'identification : nom, prénom, email, téléphone
• Données professionnelles : SIRET, adresse, métier, informations entreprise
• Données d'utilisation : devis, factures, chantiers, clients, catalogue de prestations, notes de frais
• Données vocales (devis vocal) : enregistrements audio pour la création de devis (traités puis supprimés immédiatement après transcription)
• Données Vision (devis par capture vidéo) : photos de chantier et commentaires audio enregistrés via la fonctionnalité Artisyo Vision. Les photos et les commentaires audio sont conservés pour la relecture du devis et l'établissement du rapport client.
• Documents lus pour votre catalogue : photos et fichiers PDF de vos anciens devis et factures, que vous photographiez ou importez, depuis l'application mobile ou le CRM web, pour remplir votre catalogue de prestations. Ces documents peuvent contenir les coordonnées de vos clients. Artisyo ne les conserve pas : seules les prestations que vous validez sont enregistrées dans votre catalogue (libellé, description, unité, prix HT, taux de TVA, catégorie).
• Compteur de lecture des documents : pour chaque document lu, la date, le nombre de pages, la source (photo, galerie ou PDF), le résultat, la durée et le volume de traitement, et la date de votre accord. Aucun contenu du document n'y figure.
• Justificatifs de dépense (module Notes de frais) : photos de vos tickets de caisse et factures d'achat, prises avec l'appareil photo ou choisies dans votre galerie pour préparer vos notes de frais. Artisyo ne conserve pas ces photos : seules les informations de la note de frais sont enregistrées (fournisseur, son SIRET et son numéro de TVA, date, montants, taux de TVA et répartition des montants par taux, catégorie, moyen de paiement, devise, indice de confiance de la lecture, indicateur de vérification, statut et date de transmission au comptable). L'adresse électronique de votre comptable, à laquelle les notes sont transmises, est renseignée par l'administrateur du compte dans le CRM web (Paramètres → Comptabilité) ; elle sert aussi à lui envoyer vos factures.
• Données transcrites : texte transcrit de vos dictées vocales et de vos commentaires Vision, conservé pour vous permettre de relire, modifier et régénérer le devis associé.
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, logs de connexion
• Données mobiles (si vous utilisez l'application mobile) : identifiants de notification push (tokens APNs/FCM), préférence biométrique et accords à la lecture automatique (stockés localement sur l'appareil uniquement)

3. Finalités du traitement

• Fourniture du service CRM (gestion des devis, factures, chantiers et du catalogue de prestations)
• Création de devis par dictée vocale, lue automatiquement par intelligence artificielle
• Création de devis à partir de photos de chantier commentées, via Artisyo Vision (lecture automatique par intelligence artificielle)
• Génération de rapports chantier à partir des photos et commentaires du devis
• Remplissage de votre catalogue de prestations par la lecture automatique de vos anciens devis et factures (fonction réservée à l'administrateur du compte)
• Préparation de vos notes de frais à partir de vos justificatifs de dépense, lus automatiquement par intelligence artificielle, et leur transmission à votre comptable (module Notes de frais, option payante activée par l'administrateur du compte)
• Application des limites d'usage, dont la limite mensuelle de lecture des documents (30 pages par utilisateur et par mois)
• Gestion de votre compte et authentification
• Envoi de notifications push relatives à votre activité (devis accepté, facture payée, etc.)
• Émission, transmission et réception de factures électroniques conformes à la réforme française, via B2Brouter, plateforme agréée par l'administration fiscale (uniquement si vous activez cette fonctionnalité)
• Support client et communication
• Amélioration du service et statistiques anonymisées
• Obligations légales et comptables

4. Bases légales

• Exécution du contrat : fourniture du service CRM, y compris le module Notes de frais et la lecture automatique de vos justificatifs lorsque ce module est activé pour vous, et application des limites d'usage
• Consentement : lecture automatique de votre dictée, de vos photos Artisyo Vision et de vos documents (accord demandé dans l'application, ou dans le CRM web pour vos documents, avant la première utilisation), notifications push, cookies analytiques et marketing
• Intérêt légitime : amélioration du service, sécurité, monitoring d'erreurs
• Obligation légale : conservation des factures (10 ans)

5. Lecture automatique par intelligence artificielle

Dans l'application, la « lecture automatique » désigne l'analyse de vos contenus par des modèles d'intelligence artificielle de nos prestataires Anthropic (modèles Claude) et OpenAI (Whisper). Artisyo s'en sert pour le devis vocal, Artisyo Vision, la lecture de vos anciens devis et factures et celle de vos justificatifs de dépense (module Notes de frais).

Le devis vocal, Artisyo Vision et la lecture de vos documents ne fonctionnent qu'avec votre accord explicite, demandé dans l'application avant la première utilisation. Vous pouvez retirer cet accord à tout moment : dans l'application, rubrique Paramètres → Lecture automatique (à partir de la version 1.1.9), ou en nous écrivant à artisyo-support@agence-swel.fr. Le retrait vaut pour les utilisations suivantes.

Dans le CRM web, l'accord à la lecture de vos documents se donne à part, dans les mêmes termes que dans l'application, à la première utilisation de l'import. Il est gardé avec sa date dans le stockage local de votre navigateur, pour le seul compte connecté, et se retire depuis la page d'import (« Retirer mon accord ») : il vous est alors redemandé au prochain import. Retirer votre accord dans l'application mobile ne le retire pas dans le navigateur, et inversement. Si votre navigateur refuse ce stockage (en navigation privée stricte, par exemple), l'accord ne vaut que jusqu'au rechargement de l'onglet.

La lecture de vos justificatifs de dépense relève, elle, du module Notes de frais, que l'administrateur du compte active pour chaque utilisateur : elle a lieu chaque fois que, dans ce module, vous photographiez un justificatif ou le choisissez dans votre galerie, sans accord distinct ni ligne dans la rubrique Lecture automatique. Pour ne plus y recourir, il suffit de ne plus utiliser ce module ; l'administrateur du compte peut aussi le désactiver pour vous.

Pour le devis vocal, Artisyo Vision et la lecture de vos documents, ce qui est lu automatiquement vous est toujours présenté pour vérification, et vous pouvez tout modifier avant d'enregistrer. Pour vos justificatifs de dépense, le 5.4 précise ce que vous vérifiez.

5.1 Devis vocal

Vous dictez votre devis à voix haute. L'enregistrement audio est :

1. Transcrit en texte par OpenAI Whisper (serveurs aux États-Unis)
2. Analysé par Anthropic Claude (serveurs aux États-Unis) pour extraire les informations structurées du devis (lignes, quantités, prix, client)

L'envoi de l'enregistrement audio se fait via une fonction serveur intermédiaire hébergée chez Supabase (Edge Function process-voice-quote). Aucune donnée audio n'est mise en cache par cette fonction intermédiaire.

5.2 Devis Vision (capture vidéo et photos)

Vous filmez votre chantier en commentant à voix haute. Pendant la session, l'application :

1. Capture une série de photos timestampées du chantier
2. Enregistre votre commentaire audio en continu
3. Transcrit l'audio en texte via OpenAI Whisper
4. Analyse les photos et la transcription avec un modèle Claude d'Anthropic pour identifier les postes du devis

Vous saisissez ensuite vous-même les quantités pour chaque poste détecté, puis validez le devis. La lecture automatique ne fait pas de mesure : elle identifie les postes et propose une structuration que vous restez libre de modifier.

Si vous générez le rapport client d'un devis, chaque photo jointe à ce devis, prise ou non avec Artisyo Vision, est décrite automatiquement par un modèle Claude d'Anthropic pour en rédiger la légende ; l'objectif et le résumé des travaux sont rédigés de la même façon à partir du contenu du devis.

5.3 Lecture de vos anciens devis et factures (catalogue)

Réservée à l'administrateur du compte, cette fonction vous permet de remplir votre catalogue de prestations à partir de vos propres devis et factures, sur papier ou en PDF.

1. Dans l'application mobile, vous photographiez un document, le choisissez dans votre galerie ou importez un PDF (5 pages et 10 Mo au plus par fichier). Dans le CRM web, vous choisissez ou déposez un PDF (mêmes limites) ou des photos JPEG ou PNG ; chaque photo est d'abord réduite dans votre navigateur à la taille que lit le modèle.
2. Le fichier est envoyé, par une connexion chiffrée, à une fonction serveur d'Artisyo hébergée chez Supabase, qui le transmet aussitôt à Anthropic (États-Unis) pour une lecture automatique par son modèle Claude. C'est le même traitement, avec le même prestataire, depuis l'application et depuis le CRM web.
3. Artisyo ne conserve pas le document : il n'est enregistré ni dans nos bases de données ni dans nos espaces de stockage, et il n'apparaît pas dans nos journaux. Sur votre téléphone, il n'est gardé que le temps de la séance d'import, puis effacé. Dans le CRM web, il ne reste que dans la mémoire de la page d'import, et disparaît quand vous la quittez.
4. Les coordonnées de vos clients que le document peut contenir (nom, adresse, téléphone, e-mail) ne sont pas reprises : nous demandons au modèle de les ignorer, et nos serveurs retirent celles qu'ils reconnaissent dans les lignes lues. Si un nom apparaissait malgré tout dans un libellé, vous le verriez avant de valider la ligne et pourriez le retirer.
5. Les lignes lues vous sont présentées ; les acomptes, remises, sous-totaux, reports, totaux et mentions sont écartés et simplement signalés. Vous vérifiez, modifiez et validez chaque prestation : seules celles que vous validez entrent dans votre catalogue.
6. Si le document ne semble pas être l'un de vos devis ou l'une de vos factures (facture d'un fournisseur, ticket, devis d'une autre entreprise), ses lignes vous sont montrées avec un avertissement.

La lecture est limitée à 30 pages par utilisateur et par mois. Pour appliquer cette limite, Artisyo enregistre pour chaque lecture un compteur rattaché à votre compte, sans aucun contenu du document : date, nombre de pages, source (photo, galerie ou PDF), résultat, durée et volume de traitement, et date de votre accord. Ce compteur est conservé 13 mois.

Pour les coordonnées de vos clients que vos documents peuvent contenir, vous êtes responsable de traitement et Swēl agit pour votre compte, en qualité de sous-traitant (article 14 des CGV) ; Anthropic intervient comme sous-traitant ultérieur.

5.4 Lecture de vos justificatifs de dépense (module Notes de frais)

Le module Notes de frais est une option payante, que l'administrateur du compte active pour chaque utilisateur depuis le CRM web. Il vous permet de préparer vos notes de frais à partir de vos tickets de caisse et factures d'achat.

1. Dans l'application mobile, vous photographiez un ticket de caisse ou une facture d'achat, ou choisissez sa photo dans votre galerie.
2. Dès que la photo est prise ou choisie, elle est envoyée, par une connexion chiffrée, à une fonction serveur d'Artisyo hébergée chez Supabase, qui la transmet aussitôt à Anthropic (États-Unis) pour une lecture automatique par son modèle Claude.
3. Artisyo ne conserve pas la photo : elle n'est enregistrée ni dans nos bases de données ni dans nos espaces de stockage, et elle n'apparaît pas dans nos journaux. Sur votre téléphone, l'application ne l'enregistre pas dans votre galerie, mais une copie reste dans son cache (voir le § 6).
4. Sont demandés au modèle : le fournisseur, son SIRET et son numéro de TVA intracommunautaire, la date, les montants HT, TVA et TTC, le ou les taux de TVA (avec, s'il y en a plusieurs, la répartition des montants par taux), le moyen de paiement, la devise et une catégorie (carburant, matériaux, outillage, repas, péage ou stationnement, hébergement, sous-traitance, autre), ainsi que son avis sur la nature du document (justificatif d'achat ou non, et dans ce cas pourquoi), un indice de confiance et la liste des informations dont la lecture est incertaine. Les autres données que la photo peut montrer, comme le nom d'un convive sur une note de restaurant ou les derniers chiffres d'une carte bancaire sur un ticket de paiement par carte, sont transmises à Anthropic avec elle, mais ne sont pas demandées au modèle.
5. Si la photo ne semble pas être un justificatif d'achat, vous en êtes averti et rien n'est enregistré.
6. Vous vérifiez le fournisseur, la date, le montant TTC, la TVA et la catégorie, et pouvez les corriger. Rien n'est enregistré avant que vous n'enregistriez la note. Sont alors enregistrés avec elle : le SIRET et le numéro de TVA du fournisseur, le moyen de paiement et la devise lus sur le justificatif ; le ou les taux de TVA lus et la répartition des montants par taux, si vous n'avez modifié ni le montant TTC ni la TVA ; le montant HT, déduit du montant TTC et de la TVA que vous avez vérifiés ; l'indice de confiance de la lecture ; et un indicateur de vérification, calculé par nos serveurs, qui signale une lecture incomplète ou incertaine (montant TTC ou date non lus, indice de confiance faible, montants incohérents, informations signalées comme incertaines par le modèle).
7. Chaque utilisateur voit ses propres notes ; l'administrateur du compte voit celles de toute l'entreprise. Tant qu'une note n'est pas marquée « Transmise » (ce qui se produit dès que l'e-mail est préparé dans votre messagerie, même si vous ne l'envoyez pas, ou après son envoi depuis le CRM web), son auteur ou l'administrateur peut la modifier ou la supprimer depuis l'application, si le module est activé pour lui ; sinon, écrivez-nous à artisyo-support@agence-swel.fr.
8. Pour transmettre une note, l'application ouvre dans votre propre messagerie un e-mail pré-rempli à l'adresse de votre comptable (fournisseur, date, montant TTC, TVA, catégorie), que vous envoyez vous-même. Depuis le CRM web, l'administrateur du compte peut aussi transmettre plusieurs notes en un seul e-mail, envoyé par la messagerie de l'entreprise configurée dans les Paramètres (fournisseur, catégorie, date, montants HT, TVA et TTC). Aucune photo n'est jointe.

Conservez vos originaux papier : la photo ne les remplace pas.

Pour les données de tiers et de salariés qu'un justificatif peut faire apparaître (le nom d'un convive ou les derniers chiffres d'une carte bancaire, par exemple), votre entreprise est responsable de traitement et Swēl agit pour son compte, en qualité de sous-traitant (article 14 des CGV) ; Anthropic intervient comme sous-traitant ultérieur.

5.5 Conservation des contenus lus

• Audio du devis vocal : supprimé immédiatement après la transcription. Aucun enregistrement audio de devis vocal n'est conservé sur nos serveurs.
• Audio des commentaires Vision : conservé pendant toute la durée de l'abonnement pour la relecture du devis et l'établissement du rapport client. Supprimé avec votre compte.
• Photos Vision : conservées pendant toute la durée de l'abonnement pour vous permettre de relire le devis, joindre les photos au rapport client envoyé au donneur d'ordre, et en cas de litige ultérieur. Supprimées avec votre compte.
• Transcription textuelle : conservée pendant toute la durée de l'abonnement pour vous permettre de relire, modifier et régénérer le devis. Supprimée avec votre compte.
• Documents lus pour votre catalogue : non conservés par Artisyo.
• Photos de vos justificatifs de dépense : non conservées par Artisyo. Seules les informations de la note de frais que vous enregistrez le sont, avec l'indice de confiance et l'indicateur de vérification de la lecture.
• Compteur de lecture des documents : 13 mois, sans aucun contenu.
• Métadonnées de lecture (postes détectés, niveaux de confiance) : conservées avec le devis pour la traçabilité.

Chez Anthropic. Les contenus que nous lui transmettons (transcriptions de vos dictées, photos, documents, justificatifs) et les réponses de ses modèles peuvent être conservés par Anthropic jusqu'à 30 jours, puis supprimés ; jusqu'à 2 ans s'ils sont signalés par ses systèmes de sécurité comme contraires à sa politique d'utilisation, et plus longtemps si la loi l'impose. Anthropic s'interdit d'entraîner ses modèles sur ces contenus.

Les réponses des services de lecture automatique peuvent être journalisées de manière anonymisée à des fins d'amélioration de la fiabilité de l'extraction, sans rattachement à un utilisateur identifiable. Pour la lecture de vos documents, aucune réponse n'est journalisée : seul le compteur décrit au 5.3 est conservé. Pour celle de vos justificatifs, aucune réponse n'est journalisée non plus : seule la note de frais que vous enregistrez est conservée.

5.6 Signalement d'une lecture inappropriée ou erronée

Si vous estimez qu'un résultat de lecture automatique est inapproprié, erroné ou inadapté, vous pouvez le signaler directement depuis :

• L'écran de prévisualisation du devis vocal (bouton drapeau dans l'en-tête)
• L'écran de validation enrichie d'une session Vision (bouton drapeau dans l'en-tête)
• L'écran de récapitulatif d'une session Vision (bouton drapeau dans l'en-tête)
• L'écran des lignes lues lors de l'import de vos anciens devis et factures (bouton drapeau dans l'en-tête)

Le signalement ouvre un email pré-rempli vers artisyo-support@agence-swel.fr contenant le contexte technique nécessaire à la prise en charge.

L'écran de vérification d'un justificatif de dépense n'a pas ce bouton : pour signaler une lecture de justificatif, écrivez-nous à artisyo-support@agence-swel.fr. De même pour une lecture de vos anciens devis et factures faite depuis le CRM web.

6. Application mobile Artisyo

L'application mobile Artisyo (iOS et Android) est une extension du service web et collecte les catégories de données suivantes, strictement limitées aux finalités indiquées.

Permissions demandées et justification

Stockage local sur votre appareil

L'application conserve sur votre téléphone :

• Votre session d'authentification (jeton de connexion), dans le stockage sécurisé et chiffré du système (SecureStore)
• Dans son stockage local (MMKV), réservé à l'application : votre préférence biométrique (activée / désactivée), vos accords à la lecture automatique et leur date, et une file d'attente des actions effectuées hors ligne (devis créés sans connexion, synchronisés au retour en ligne)
• Le temps d'une séance d'import, les documents que vous faites lire pour votre catalogue, effacés à la fin de la séance
• Une copie de chaque photo de justificatif que vous faites lire (module Notes de frais), dans le cache de l'application, réservé à celle-ci : l'application ne l'efface pas elle-même

Ces données sont effacées lorsque vous désinstallez l'application. Votre session et la file d'attente hors ligne le sont aussi lorsque vous vous déconnectez.

Paiement depuis l'application mobile

Sur iPhone et iPad, l'abonnement et les crédits Vision supplémentaires s'achètent dans l'application via l'achat intégré Apple. Le paiement est alors traité par Apple, selon ses propres conditions et sa politique de confidentialité : nous ne recevons aucune donnée bancaire, seulement la confirmation de votre abonnement et sa date d'échéance.

Sur Android, l'abonnement se souscrit sur artisyo.app depuis un navigateur web, et le paiement est traité par Stripe.

Dans les deux cas, l'application mobile ne collecte ni ne conserve de données bancaires pour le paiement de l'abonnement.

7. Sous-traitants et transferts

Les transferts vers les États-Unis sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types (CCT) de la Commission européenne, et lorsque disponible, par l'adhésion du prestataire au Data Privacy Framework (DPF).

8. Durées de conservation

• Compte utilisateur : durée de l'abonnement + 30 jours après suppression
• Factures : 10 ans (obligation légale)
• Devis : durée de l'abonnement
• Audio du devis vocal : supprimé immédiatement après transcription. Aucun enregistrement audio de devis vocal conservé.
• Audio des commentaires Vision : conservé pendant la durée de l'abonnement (relecture du devis et rapport client). Supprimé avec le compte.
• Photos Vision : conservées pendant la durée de l'abonnement (relecture du devis et rapport client). Supprimées avec le compte.
• Transcription textuelle (vocal et Vision) : conservée pendant la durée de l'abonnement pour la relecture et la régénération du devis. Supprimée avec le compte.
• Documents lus pour votre catalogue (photos et PDF) : non conservés par Artisyo ; gardés sur votre téléphone, ou dans la page d'import du CRM web, le temps de la séance d'import, puis effacés. Les prestations que vous validez restent dans votre catalogue jusqu'à ce que vous les supprimiez, et au plus tard jusqu'à la suppression de votre compte.
• Compteur de lecture des documents (date, nombre de pages, source, résultat, durée, volume de traitement, date de votre accord, sans aucun contenu) : 13 mois.
• Photos de justificatifs de dépense (module Notes de frais) : non conservées par Artisyo ; sur votre téléphone, une copie reste dans le cache de l'application, effacé au plus tard à sa désinstallation.
• Notes de frais : conservées jusqu'à la suppression de votre compte. Tant qu'une note n'est pas marquée « Transmise » (voir le 5.4), son auteur ou l'administrateur peut la supprimer plus tôt depuis l'application, si le module est activé pour lui ; sinon, écrivez-nous à artisyo-support@agence-swel.fr.
• Contenus transmis à Anthropic pour lecture automatique : jusqu'à 30 jours chez Anthropic, jusqu'à 2 ans s'ils sont signalés par ses systèmes de sécurité, ou plus si la loi l'impose.
• Métadonnées de lecture (postes détectés, niveaux de confiance) : conservées avec le devis pour la traçabilité.
• Tokens de notification push : durée de validité de l'installation (révoqués à la désinstallation)
• Cookies : 13 mois maximum
• Logs de connexion : 12 mois
• Logs d'erreurs Sentry : 90 jours (anonymisés, sans IP ni identifiants utilisateur grâce à notre scrubber RGPD)

9. Vos droits

Conformément au RGPD (articles 15 à 22), vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données
• Droit de rectification : corriger vos données (via Paramètres)
• Droit à l'effacement : supprimer votre compte (Paramètres → Mes données, ou via la page de suppression de compte)
• Droit à la portabilité : exporter vos données en JSON (Paramètres → Mes données)
• Droit d'opposition : s'opposer au traitement (artisyo-support@agence-swel.fr)
• Droit à la limitation : limiter le traitement de vos données
• Retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment

Exercez vos droits depuis Paramètres → Mes données dans votre espace, ou en nous contactant à artisyo-support@agence-swel.fr.

10. Protection des mineurs

Le service Artisyo est destiné à un usage professionnel par des artisans majeurs, immatriculés au Répertoire des Métiers ou au Registre du Commerce et des Sociétés.

Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles concernant des personnes âgées de moins de 16 ans. Si vous pensez qu'un mineur nous a transmis des données à caractère personnel, merci de nous contacter à artisyo-support@agence-swel.fr afin que nous procédions à leur suppression dans les meilleurs délais.

11. Cookies

• Essentiels : authentification, session, préférences (toujours actifs)
• Analytiques : mesure d'audience anonymisée (soumis à consentement)
• Marketing : personnalisation publicitaire (soumis à consentement)

Gérez vos préférences cookies via la bannière affichée à votre première visite ou en supprimant vos cookies de navigateur.

12. Réclamation

Si vous estimez que le traitement de vos données n'est pas conforme, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr